UzakYakın Dijital Proje Yöneticisi Turaç Demir son yıllarda giderek sayıları artan proje yönetim araçları üzerine bir yazı kaleme aldı. Turaç’ın kullanarak test ettiği iki araç olan Trello ve Asana’yı da karşılaştırmalı bir şekilde değerlendirdiği yazısını sizlerle paylaşıyoruz.
2000’li yıllarda Türkiye’de gelişim göstermeye başlayan start-up’lardan, küçük ölçekli şirketlere ve büyük kurumsal firmalara kadar her şirket, bir ürün veya hizmet satıyor ve gerek bunların piyasaya sürülme aşamasında gerekse geliştirme aşamasında belirli proje süreçleri izliyor. Bu süreçleri izlemek içinse şirketler seçimlerini ihtiyaçlarına göre yapmaya özen gösterdiği çeşitli proje yönetim araçları (tool) kullanıyor. Biz de denenmiş ve karşılaştırma imkanına sahip olduğumuz 2 tool olan Trello ve Asana’ya ilişkin çıkarımlarımızı sizlerle paylaşmak istedik.
Proje Nedir?
Öncelikle proje tanımından başlamak gerek, yaptığımız her iş bir proje olarak adlandırılabilir mi ya da bir işin proje olduğunu nereden anlayabiliriz? Uluslararası bir kuruluş olan Project Management Institute’ye göre proje; “Özgün bir ürün, hizmet ya da sonuç yaratmak için yürütülen geçici bir girişimdir.” Geçici olmalarından dolayı projelerin kesin başlangıç ve bitiş tarihleri vardır, yani sürekli tekrar eden bir süreci proje olarak algılayamaz ve tanımlayamayız.
Bir başlangıç tarihimiz ve bitiş tarihimiz varsa, bu iki süre arasında yapılacak iş de belliyse, proje planı olarak adlandırdığımız süreci başlatabilir ve belirlediğimiz aşamaları, uygulanabilir zaman aralıklarına bölerek işin takibini sağlayabiliriz. İşte tam bu aşamada bir proje yönetim aracına ihtiyaç duyuyoruz.
Neden bir ihtiyaç?
Proje yönetim aracı kullanmaya ihtiyaç duyulmasının temel sebebi tüm proje yöneticilerinin ve marka yöneticilerinin isteklerini bir plana bağlı bir şekilde işi yapacak ilgili ekiplerle paylaşabilmesi, takip edilemez iş yığınları oluşmasının önüne geçilmesi gereksinimi. Her kurumda manuel olarak yapılan planlar, takip listeleri var ancak bu listeler bir süre sonra genellikle takip edilemez, değiştirilmesi çok zor, zaman alan listeler haline geliyor. Var olan tüm işleri bir zaman planına oturtmak ve dijital bir platform yardımıyla kolayca çözebilmek, biten işleri ve harcanan süreleri raporlamak, bir karlılık ve performans değerlendirmesi yapabilmek için bir araç kullanmak giderek karmaşıklaşan iş süreçlerinde ertelenemez bir ihtiyaç.
Trello vs Asana
İnternette yer alan sonsuz bilgi havuzuna daldığınızda bu araçlardan onlarcasını görebilirsiniz. Birbirinden küçük farklarla ayrışan, daha karmaşık ya da daha basit, daha renkli ya da sade gibi ayrımlarla bu alanda hizmet veren onlarca şirket mevcut. Aşağıda bunlardan en çok bilinen iki tanesini, Trello ve Asana’yı genel olarak ele aldık.
Trello
Trello projeler için istediğiniz sayıda pano (board) açarak projelerinizi sınıflandırabileceğiniz bir platform. Her bir pano, kartlar ve kartlar ilgili görevleri (task) içeriyor. Dilerseniz panoları markalar için de kullanabilir, markalara ait projeleri kartlarda görüntüleyebilirsiniz.
Trello’nun Genel Özellikleri
Trello’da panoların içerisine bir kart açarak yorum ekleyebilir, eklentiler yükleyebilir, listeler oluşturabilir, etiket ve bitiş tarihi ekleyebilirsiniz.
Panonuza tamamı ücretsiz olmak üzere ihtiyacınız olan sayıda kişi davet edebilirsiniz.
Yorumlar ve eklentilerle bir tartışma başlatabilir, hızlı bir not ekleyebilir ya da bir beyin fırtınası yaratabilirsiniz. Kullanıcıların bildirim aldıklarından emin olmak için yorumlarda kullanıcılardan bahsedebilirsiniz. Kartlara bilgisayarınızdan, Google Drive’dan, Dropbox’tan, Box’tan ve OneDrive’dan dosyalar ekleyebilir, emolojiler kullanabilirsiniz.
Tüm cihazlarda senkronize olacak şekilde, önemli bir şey olduğunda bildirimlerinize anında her yerden ulaşabilirsiniz.
Listeler ve bitiş zamanları sayesinde, önemli görevleri, yaklaşan tarihleri veya elemanları kaçırmazsınız.
Trello post-it’lere benzer yapısı gereği aslında daha çok Kanban sistemi denilen yapıyla yönetilen projelerde daha aktif kullanılabiliyor. Buna en güzel örnek ise Scrum. Scrum yazılım mühendisliğinde bir uygulama geliştirme yöntemi ve yöntemin temel özelliği gözlemci, geliştirmeci ve tekrara dayalı olması. Bu yüzden belirlenen aralıklarla tekrarlanan (örneğin 3 haftada bir) sprintlerle görevler en fazla birer günlük iş parçalarına ayrılır ve her bir görev için bir kart oluşturulur. Sıralı bir yöntem izlenmediği için, Asana’da bulunan ve adım adım ilerleyen yapıya ihtiyaç duyulmuyor.
Asana
Trello’dan sonra Asana’nın da özelliklerine bakalım. Asana 15 kullanıcıya kadar ücretsiz kullanabileceğiniz, sınırsız sayıda projeler oluşturarak, projenin her aşamasını görev olarak girebileceğiniz bir proje takip platformu.
Projeleri aşamalarına göre görevlere ayırma, bu görevleri alt görevlerle zenginleştirme, kişilere atama ve doküman ekleme gibi temel özelliklerin yanında projenin ilerleyişini ve tamamlanma durumunu grafiklerle görüntüleyebilirsiniz.
Size atanmış görevlerin, takip ettiğiniz projelere ait gelişmelerin ve size iletilmiş yorumların bildirim olarak size iletildiği bir mesaj merkeziyle tüm bildirimlerinizi birlikte görebilirsiniz.
Görevleriniz renklerine ve önem derecelerine göre daha kolay takip edebileceğiniz bir hale getirebilirsiniz.
Asana adım adım ilerleyen yapısı gereği aslında daha çok Şelale Modeli (Waterfall Model) denilen yapıyla yönetilen projelerde daha aktif kullanılabiliyor. Şelale Modelinde yazılım geliştirme süreci; analiz, tasarım, kodlama, test, sürüm ve bakım gibi aşamalardan oluşuyor. Geleneksel yazılım metotlarında bu aşamalar şelale modelinde olduğu gibi doğrusal olarak işler. Her aşama, başlangıç noktasında bir öncekinin ürettiklerini bulur. Kendi bünyesindeki değişikler doğrultusunda teslim aldıklarını bir sonraki aşamanın kullanabileceği şekilde değiştirir. Bir aşama bitmeden diğerine geçilmez, bu yüzden Trello’da olduğu gibi belirli bir zaman aralığındaki tüm görevler değil o aşamaya ait görevler görüntülenir. Sıralı bir yöntem izlendiği için Trello’da var olan kartlı sistemden çok aşamaların izlenebileceği adım adım ilerleyen bir yapıya ihtiyaç duyulur.
Ancak yeni bir güncellemeyle Asana da artık Scrum methodolojisi ile yürütlen projelere ev sahipliği yapabiliyor. Yeni güncellemesinde var olan özelliklerine ek olarak tıpkı Trello gibi bir kartlı ön yüz geliştiren Asana, her iki yönteme de ayak uydurarak sektörde kendini çok daha güçlü bir konuma getirmiş oluyor.
Başta belirttiğimiz gibi her şirket kendi ihtiyaçları doğrultusunda çeşitli proje yönetim araçları seçebiliyor. Biz burada çok kullananlardan iki tanesini ele aldık, ilerleyen günlerde başka kimi araçları da sizlerle paylaşmayı istiyoruz.